Atención al cliente

Prompt para crear un procedimiento de atención al cliente paso a paso

Documenta un flujo de atención con pasos, criterios de escalado, respuestas modelo y checklist de calidad para equipos pequeños.

Prompt listo para copiar

Versiones alternativas del prompt

Usa la versión corta para tareas rápidas y la avanzada cuando necesites más control sobre estructura, límites y revisión.

Versión corta del prompt
Crea un procedimiento de atención al cliente para {{tipo de negocio}} en canales {{canales}}. Cubre estos casos: {{casos frecuentes}}. Incluye flujo, datos necesarios, respuestas modelo, escalado, checklist y respeta {{restricciones}}.
Versión avanzada del prompt
Actúa como responsable de operaciones de atención al cliente. Necesito crear un procedimiento claro para responder consultas frecuentes de forma consistente, profesional y fácil de aplicar por un equipo pequeño.

Información de entrada:
- tipo de negocio: {{tipo de negocio}}
- canales: {{canales}}
- casos frecuentes: {{casos frecuentes}}
- nivel de detalle: {{nivel de detalle}}
- tono: {{tono}}
- restricciones: {{restricciones}}

Proceso:
1. Agrupa los casos frecuentes por tipo de necesidad del cliente.
2. Define el flujo de atención desde la recepción hasta el cierre.
3. Indica qué datos pedir y qué datos no conviene solicitar.
4. Crea criterios de prioridad y escalado interno.
5. Redacta respuestas modelo para cada caso sin prometer información no confirmada.
6. Añade un checklist de calidad para revisar respuestas antes de enviarlas.

Entrega:
- mapa de casos frecuentes.
- procedimiento paso a paso.
- tabla con caso, datos necesarios, respuesta inicial y siguiente acción.
- criterios de escalado y prioridad.
- respuestas modelo en tono indicado.
- checklist de cierre del caso.
- errores comunes que deterioran la experiencia del cliente.

Control final:
El procedimiento debe ser aplicable, breve y coherente con las restricciones. No inventes políticas comerciales, garantías, plazos ni compensaciones.

Antes de responder:
- Si falta un dato crítico, haz hasta 3 preguntas de aclaración.
- Si puedes avanzar con supuestos razonables, declara esos supuestos y continúa.
- No inventes datos, cifras, políticas, experiencia, fuentes ni resultados.
- Prioriza una respuesta útil, verificable y fácil de aplicar.

Modo avanzado:
1. Antes de redactar, separa datos confirmados, supuestos razonables y datos que faltan.
2. Adapta la respuesta al objetivo concreto: crear un procedimiento operativo de atención al cliente para casos frecuentes.
3. Explica el criterio que usaste para priorizar estructura, tono, profundidad y formato.
4. Entrega una versión principal y, cuando sea útil, una versión alternativa más breve o más práctica.
5. Añade una tabla de revisión con: decisión tomada, motivo, riesgo y cómo comprobarlo.
6. Incluye errores comunes específicos de esta tarea y cómo evitarlos.
7. Si detectas información insuficiente, haz hasta 3 preguntas; si puedes avanzar, declara los supuestos y continúa.
8. No inventes datos, cifras, fuentes, políticas, experiencia, funcionalidades ni resultados no aportados.
9. Usa únicamente la información proporcionada por estas variables: {{tipo de negocio}}, {{canales}}, {{casos frecuentes}}, {{nivel de detalle}}, {{tono}}, {{restricciones}}.

Formato avanzado de entrega:
- resumen ejecutivo del enfoque.
- resultado principal listo para usar.
- versión alternativa o simplificada.
- tabla de decisiones y riesgos.
- puntos que conviene verificar manualmente.
- checklist final antes de aplicar el resultado.

Adaptación para ChatGPT, Claude y Gemini

ChatGPTCómo usarlo mejor

En ChatGPT puedes pedir que convierta el procedimiento en una plantilla de capacitación para el equipo.

ClaudeCómo usarlo mejor

En Claude puedes pegar varios casos frecuentes y pedir que los agrupe antes de diseñar el flujo.

GeminiCómo usarlo mejor

En Gemini funciona bien pedir una tabla operativa con caso, datos requeridos, respuesta y escalado.

Personaliza el prompt

Completa los campos con información real de tu caso. Cuanto más concreto seas con contexto, límites y formato, más útil será la respuesta.

actividad general o servicio que atiende consultas
medios por donde llegan consultas
consultas o problemas que se repiten
profundidad del procedimiento
estilo de comunicación con clientes
límites de promesas, compensaciones o datos

Evita datos sensibles y revisa siempre el resultado antes de aplicarlo en una situación importante.

La atención al cliente mejora cuando el equipo sabe qué preguntar, cómo responder y cuándo escalar. Este prompt convierte casos frecuentes en un procedimiento simple, revisable y útil para mantener consistencia sin sonar rígido.

Para qué sirve este prompt

  • Cuando un equipo pequeño responde consultas de forma desigual.
  • Cuando se repiten casos y no existe un flujo documentado.
  • Cuando necesitas respuestas modelo sin inventar políticas ni compensaciones.
Resultado esperado

Qué deberías obtener

Deberías obtener un procedimiento operativo con flujo de atención, datos necesarios, criterios de prioridad, escalado, respuestas modelo y checklist para cerrar cada caso correctamente.

Caso realista

Ejemplo de uso

Tipo de negocio: tienda online ficticia de productos para oficina. Canales: email, formulario web y redes sociales. Casos frecuentes: estado de pedido, cambio de producto, incidencia de entrega y duda de factura. Restricción: no prometer descuentos ni plazos no confirmados.

Cómo adaptarlo bien

  • Incluye los canales reales porque no se responde igual por email que en redes sociales.
  • Aclara restricciones de compensación, plazos y datos que no deben pedirse.
  • Pide una versión resumida para capacitación si el procedimiento queda largo.

Checklist de calidad

  • El flujo indica inicio, datos necesarios, respuesta, seguimiento y cierre.
  • Los criterios de escalado son claros y aplicables.
  • Las respuestas modelo respetan límites y no prometen información no confirmada.

Cómo usarlo paso a paso

  1. Enumera los casos frecuentes antes de pedir el procedimiento.
  2. Aclara restricciones comerciales para evitar promesas incorrectas.
  3. Revisa las respuestas modelo con las políticas reales del negocio antes de usarlas.

Consejos prácticos

  • Mantén el flujo simple para que el equipo pueda aplicarlo en días de alta carga.
  • Separa respuesta pública, respuesta privada y escalado interno cuando corresponda.
  • Actualiza el procedimiento cuando aparezcan casos repetidos no contemplados.

Errores comunes

  • Pedir demasiados datos al cliente sin explicar por qué.
  • Prometer plazos o compensaciones no confirmadas.
  • No definir cuándo escalar un caso a otra persona o equipo.

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Preguntas frecuentes

¿Sirve para empresas pequeñas?

Sí. El prompt está pensado para procedimientos simples que pueda aplicar un equipo pequeño.

¿Puede crear respuestas modelo?

Sí, pero deben revisarse con políticas reales antes de usarlas con clientes.

¿Incluye escalado interno?

Sí. Puede definir cuándo pasar un caso a otra persona o área.

¿Debo incluir datos de clientes reales?

No. Usa casos genéricos o anonimizados y evita datos personales innecesarios.